Sælgeren åbner kalenderinvitationen. Virksomheden har sagt ja, men hvorfor egentlig? Der står et navn og et tidspunkt, mens formålet stadig er lidt tåget. Sådan et møde kan begynde skævt, allerede før nogen har sagt goddag. Find flere oplysninger hos Partner Dialog.
Her spiller en mødebooker en vigtig rolle som bindeled mellem salgsteamet og kundens hverdag. Opgaven handler ikke bare om at finde en ledig plads i kalenderen. Det handler om at lytte, undersøge behovet og sikre, at begge parter ved, hvad de mødes om. Det er den del af salgsarbejdet, jeg synes fortjener mere opmærksomhed.
Den gode samtale begynder med kundens situation
Når en virksomhed bliver kontaktet, passer tidspunktet måske dårligt. Den ansvarlige kan stå midt i en driftsopgave, mens telefonen ringer. En lyttende samtale giver plads til at spørge, om det passer bedre at ringe senere. Det er en lille ting, men den viser respekt for den anden persons arbejdsdag.
Hvilke spørgsmål gør så en forskel for en mødebooker? Først og fremmest dem, der lader virksomheden beskrive sin situation med egne ord. Hvad fylder i arbejdet lige nu? Hvilken udfordring håber de at få belyst? Og hvad ville gøre et møde nyttigt for dem? Spørgsmålene skal ikke lyde som en afhøring. En god samtale giver plads til svar, pauser og en lille afstikker, hvis den hjælper med at forstå behovet.
Forestil dig, at en produktionsansvarlig fortæller, at planlægningen af servicebesøg skaber bøvl. I stedet for straks at foreslå en præsentation kan den, der tager dialogen, spørge, hvordan processen fungerer i dag, og hvad virksomheden gerne vil forbedre. Så bliver det lettere at vurdere, om et møde med en sælger giver mening. Et manuskript kan være en hjælp, men bliver det fulgt ord for ord, risikerer samtalen at lyde som en telefonsvarer med slips.
Den rette person, det rette tidspunkt og et tydeligt formål
Før kalenderinvitationen bliver sendt, skal kontakten være relevant. En person kan sagtens være nysgerrig på en løsning uden selv at stå for indkøb eller beslutninger. Det er ikke nødvendigvis et afslag; det er en anledning til at finde ud af, hvem der bør være med. En god mødebooking tager højde for, hvem der faktisk kan bidrage til samtalen.
I et konkret tilfælde siger en kontaktperson gerne ja til at høre mere, men fortæller, at en kollega står for indkøbsbeslutningerne. Så kan man spørge, om kollegaen bør deltage, eller om det giver bedst mening først at tage en indledende snak. Den lille afklaring kan spare sælgeren for et møde, hvor den vigtigste beslutningstager mangler. Kunden slipper samtidig for at skulle genfortælle det hele bagefter.
Tidspunktet skal også passe til kundens hverdag. Er den ansvarlige optaget af en driftsopgave, er det ofte bedre at aftale et nyt opkald end at presse på for en hurtig beslutning. Til sidst bør formålet være klart: Hvad ønsker virksomheden at drøfte, hvem deltager, og hvad forventer parterne at få ud af mødet? For mig er det netop her, en veltilrettelagt aftale adskiller sig fra en invitation, der bare fylder et felt i kalenderen.
To måder at lande aftalen på
En forhastet tilgang lyder måske sådan: “Vi har en løsning, der kunne passe jer. Skal vi sætte et møde op?” Kunden siger ja, men ingen har undersøgt, hvad virksomheden faktisk har brug for.
En mere lyttende dialog kunne i stedet lyde: “Du nævnte, at serviceplanlægningen tager tid. Hvad vil du helst have afklaret, hvis vi mødes?” Derefter kan kontaktpersonen fortælle, at driftschefen også bør deltage, og at mødet skal handle om arbejdsgangen frem for en bred præsentation af produktet. Samtalen er stadig enkel, men nu bygger aftalen på noget konkret.
Feedback gør næste møde skarpere
Efter mødet kan sælgeren give en kort og konkret tilbagemelding. Passede formålet? Var de rette deltagere med? Var der noget, kunden forventede, som ikke stod i invitationen? Tilbagemeldingen er mest brugbar, når den beskriver en bestemt situation frem for blot at kalde mødet godt eller dårligt.
Hvis sælgeren for eksempel fortæller, at kunden forventede en snak om planlægning, men at mødet mest handlede om produktfunktioner, kan teamet bruge den erfaring næste gang. Spørgsmålene kan afklare emnet tydeligere, og sælgeren kan forberede sig med den rette vinkel. Så bliver mødebooking en del af samarbejdet mellem dem, der åbner dialogen, og dem, der fører den videre.
Salgsteamet kan med fordel tage en kort snak om, hvad der gør en booking brugbar. Hvilke oplysninger mangler sælgerne typisk? Hvornår viser det sig, at kontaktpersonen ikke er den rette? Den løbende udveksling gør arbejdet mere præcist uden at gøre samtalerne stive. Det er en rar balance: tydelige rammer, men stadig plads til at være menneske i røret.
Vil man læse mere om, hvordan professionel mødebooking kan indgå i salgsarbejdet, findes der en beskrivelse hos PartnerDialog. Uanset tilgang bør invitationen give sælgeren et brugbart billede af kundens situation – ikke bare et navn og et tidspunkt.
Før invitationen sendes
Inden aftalen sendes videre til salgsteamet, bør samtalen have afklaret, hvem der deltager, hvorfor virksomheden ønsker mødet, og hvad der skal drøftes. Tjek også, om tidspunktet passer, og om der er særlige forventninger, sælgeren skal kende. Det behøver ikke blive til et langt referat. Et par præcise linjer kan være nok til, at sælgeren møder forberedt, og kunden mærker, at samtalen hænger sammen.
Det er måske ikke den mest prangende del af salgsarbejdet. Men når forventningerne er afstemt, føles mødet mindre som et koldt punkt i kalenderen og mere som en fortsættelse af en samtale, der allerede har taget kundens behov alvorligt.
Se mere hos partnerdialog.dk.